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青岛理工大学琴岛学院物资管理制度(修订稿)


发表时间:2011-01-17    文章来源:后勤处

一、物资分类

根据我院的实际情况,物资具体分类如下:

(一)固定资产:教学、办公及生活用家具、教学设备、仪器、办公设备、大型文体器械、维修工器具、生活用设备、医疗器械、消防器械等。

(二)低值易耗品:办公用品、生活服务用品及卫生清刷工具及其他办公耗材等。

二、物资管理机构及其职能

(一)财务处:是我院物资管理工作的财务管理部门。其职能是:接收经院领导批准的增置(采购)计划,根据学院资金使用情况,安排用款计划;负责学院固定资产财务管理和合同管理;负责物资购置费用报销。按上级要求编制固定资产统计报表,监督实物管理部门进行固定资产清点工作和盈亏处理。

(二)后勤处:是我院物资管理的实物管理部门。其职能是:根据各部门的需求由后勤处下属计划供应科汇总编制物资采购计划,经学院主管领导审批,向财务处申报资金计划,批准后组织物资采购;负责或参与固定资产的开箱验收工作;负责填写《固定资产卡片》(一式二份)及标牌;定期组织固定资产清点工作,做到“帐、卡、物三相符”;指导监督使用部门做好物资的维护工作;负责低值易耗品的发放工作。

(三)各系、部、处、室:是我院物资的使用、保管部门。必须遵守学院的规章制度,管好、用好、维护好各类物资;接收物资管理部门的检查清点;严格遵守物资购置审批制度和领用制度。

三、物资的购置

(一)物资(含低值易耗品)购置由使用部门一般提前1周填写《工作申报单》(即购置申请报告)并附明细表,由部门负责人或学院主管领导签字批准,并经财务处审定用款计划后,方可组织采购,一般物资(低值易耗品)的采购,均由后勤处负责组织。项目固定资产增置计划考虑到订货期需提前一个月申报并经董事会或院务会研究、审批,其购置由后勤处办理,特殊要求学院指派专业人员参入。非经审批,擅自组织购置的物资,一律不予报销,并追究责任。

(二)物资到货后,由后勤处(资产管理科)或学院派专业人员组织开箱验收清点,并由资产管理科登录产品名称、规格、型号、数量、价值以及生产厂家,填写《固定资产卡片》(一式二份,资产管理科和使用部门各执一份,装订成册),办理入库手续。其随机文件资料均由后勤处资产管理科办理存档,妥善保管。非经入库,任何单位或个人不得擅自开箱使用。

(三)物资入库后,由后勤处将经学院主管领导签字的发票提报财务处办理报销手续,财务处据此登帐。非经领导签字,财务处不得予以报销。

四、物资的管理和使用

(一)使用部门必须牢固的树立“爱护校产为己任”的思想,管好、用好、维护好各类物资和财产;

(二)使用部门必须严格遵守安全操作规程或使用说明书正确使用,严禁违章操作。凡非正常使用而造成的资产损坏,由后勤处组织事故分析和提出处理意见;

(三)使用部门非经后勤处或院领导的批准,不得擅自转移、改装设备、设施。如需转移,经院部批准由后勤处办理转移手续;

(四)使用部门按时清点所辖设备、设施、家具的数量,加强防火、防水、防盗措施。若因管理不善而造成物资的丢失、损坏,追究部门及个人责任;

(五)后勤处每学期进行一次资产核资,实物管理部门、使用部门务必做到“帐帐相符”、“帐、卡、物三相符”,并造册、上报。加强日常巡回检查,若发现问题,应及时汇报主管领导并采取积极措施,予以处理;

(六)加强固定资产的维护。后勤处及使用部门必须切实做好固定资产和其他物资的维护工作,确保良好的技术状况和使用状况,发现隐患及时通知后勤处处理,不允许“带病”使用;

(七)后勤处必须加强低值易耗品的管理,货物上架,分类存放,建账建卡。使用部门领用,必须根据本部门提报的计划,填写《出库单》,并由部门领导批准签字,方可办理领用,对于劳动保护用品则实行定人定额管理。凡借用的低值易耗品必须办理借用手续,按时归还,若损坏或丢失,要追究责任。

五、严格控制固定资产等物资的开支

全院教职员工学生必须树立勤俭办学的思想和节约的美德,在满足教学和学生生活的前提下,本着先急后缓、合理搭配、有效使用的精神,最大限度的压缩非教学开支,充分发挥现有资源的作用,据此,必须严格控制费用支出,杜绝一切浪费和大手大脚的现象,节省资金,以较少的投入争取最大的效益以适应教育教学改革新形势的要求。